2016-01-16

評估ERP廠商重要事項

評估ERP廠商重要事項
當公司決定要導入或者是換ERP系統的時候,第一個要面對的問題就是「市面上那麼多家廠商,我要從何處著手?」,篩選廠商的過程可以說是決定ERP系統能否成功上線的重要因素之一,以下提出幾項評估建議。

階段一:彙整公司各部人(人員)需求,明確評估我們要什麼。

用套裝ERP就可以滿足我們的需求,還是必須用專案的方式來量身訂作

我們是寵物系統連鎖行業,要評估POS系統,POS系統裡面除了寵物商品的銷售,還要能夠處理相關寵物服務…等,依這樣的需求,再細分有商品是哪些、商品代號是否重編、寵物的服務有哪些…等等彙總成表,後續這些評估資料,將會對公司後續評估系統時,佔很重要的指標。
 

階段二:指定並授權ERP系統評估小組(人員)

有專門負責評估的小組先行篩選並協調評估作業,可以增加公司內部人員對ERP的信任感

ERP系統導入的前期,在公司內部最重要的,就是線上同仁對ERP的支持,所以在篩選ERP的時候,最好就是有專門處理ERP評估的小組,負責召集相關人員針對ERP做評比,這可以減少公司同仁對ERP的排斥感、增加對ERP系統的信任感,對作業流程順利進行有很大的幫助。在期初由評估小組或人員針對符合公司需求的ERP系統做篩選,找出幾家適合的廠商,再協調各部門(人員)來做評比,是最好的方式。
 

階段三:確認ERP系統的修改彈性與費用如何計算

高度修改彈性的ERP系統,才能100%滿足企業的需求

「我們公司的商品代號20碼,但是系統現在只能輸入13碼,現在要如何解決?」
A:「目前系統架構只有13碼,商品請依13碼的限制做重新編碼!」
「我們的進貨流程必須通過QC才能入庫,是否能夠調整進貨流程?」
A:「要加入驗收流程,會動較大幅度的修改,費用是xx萬元」「太貴…」

這些都是常見的回覆:是系統架構無法修改,或是修改費用很高。試想一下,如果是在購買之後才發現這樣的問題,是否就得負擔額外的建置成本? 而這些問題,都可以在一開始評估的時候,就進入確認流程,所以這又跟階段一的評估細節有很大的關係。
 

階段四:確認ERP系統在後續的服務方式與相關維護費用

只著眼在眼前的價格比較,是最初淺的評估方式,還要加入往後十年可能會增加的維護費用及價格參考

企業公司:「xx先生,我們倉庫要做大幅度作業流程變更,再請評估相關作業流程的可行性與費用」
軟體廠商:「這個部份依原來的流程可能無法修改,必須另外客製處理,費用約10萬元…」
這時候才發現為了因應公司成長,系統要增加的費用遠超出自己想像,箭在弦上不得不做時…情何以堪
所以在一開始評估的時候,就建議在完成第三階段符合的廠商中,一併詢問後續維護的方式與費用,先給自己的一個概念,以免造成日後在認知上的落差。

唯有在審慎評估ERP系統,才能減少購買後持續增加成本、甚至導入失敗的風險。
 
James Lin.