Evernote優點

Evernote具備以下優點，讓我們在實踐

1. 雲端整合：可以從手機、電腦…等各種裝置記錄筆記，可以實踐GTD的第一個收集流程。
2. 各式的記錄格式：有提供錄音、手寫、網頁擷取、螢幕擷圖、各式文件格式夾檔…等，可以滿足快速收集的目的。
3. 三階層的記事方式：可區分記事、記事本(多筆記事)、堆疊(多本記事本)三層，可輕易達到分類的目的。
4. 提醒功能：可實踐GTD的行程規劃，且市面上也有許多免費的APP(例如Sunrise Calendar)也支援GOOLE的行事曆與Evernote的提醒功能。
5. 標籤功能：在實踐GTD的整理、組織分類，扮演極重要的角色，它將會實踐「組織分類」、「情境分類」、其它分類，後續實作會說明。

實作範例(軟體服務)-步驟一：建立實體記事本

實體記事本是為了收集、整理分類用

1. 文件收集匣(Collect)：每天早上、中午、下班前整理歸檔到「GTD整理區」堆疊。
2. GTD整理區堆疊：裡面包含多個記事本，主要因應各部門獨立處理記事本，所以依部門劃分：
   • ​​行銷業務部
   • 軟體開發部
   • 公司管理部
   • 客服部
   • 客戶專案​​
3. ​參考資料區：歸檔「非執行」事項，純粹參考用，例如技術文章。

​實作畫面：

實作範例(軟體服務)-步驟二：建立GTD分類標籤

標籤的分類方式會決定後續檢視處理的方便性

1. 下一步行動(Next Action)。
2. 將來/也許行動(Sometimes/Maybe)。
3. 等待行動(Wait)。
4. 待規劃行動(Pool，規劃好之後轉任務或專案來執行)
5. 專案/任務(Project)。
6. 今日執行(Today)。

實作範例(軟體服務)-步驟三：建立情境類標籤

當我們的行動超過25個的時候，為了瀏覽管理方便，可依情境分類

1. 工作：在工作(公司)場合執行的行動。
2. 家裡：在家裡處理的行動。
3. 跑腿：賣場、商店…等。
4. 閱讀：書藉、報表…等。
5. 任何地點：不限場合都適用。

實作畫面：

實作範例(軟體服務)-步驟四：建立其它類標籤

再依自己習慣的分類方式建立標籤：選擇性

1. 柯維矩陣(重要、緊急)。
2. 業務客戶管理流程。
3. 客戶專案上線流程。

實作範例(軟體服務)-步驟五：模擬資料收集

模擬公司各單位發生的實際行動，實務上應拆個人工作屬性整理

1. 簽下A公司某某專案。
2. 維護中客戶新需求，待確認規格與報價。
3. 整理當月份維護合約到期客戶，處理新約。
4. 上月份應收帳款。
5. 潛在客戶來電詢問系統，待回電。

實作範例(軟體服務)-步驟六：整理與組織

整理的方式注意一次整理一個項目

1. 簽下A公司某某專案：
   • ​​在「客戶專案「記事本新增記事(A公司某某專案)
   • 設定標籤「重要」、「專案」、「公司窗口」
   • 實作畫面：
   • 
2. 維護中客戶新需求，待確認規格與報價：
   • ​​將客戶新需求記事移到「客服部」
   • 設定標籤「指定窗口」、「下一步行動」、「待規劃行動」、「重要」
   • 實作畫面：
   • 
3. 整理當月份維護合約到期客戶，處理新約：
   • ​在「公司管理部」記事本產生「2016年5月份客戶維護新約整理」記事本。
   • 設定標籤「下一步行動」、「等待」
   • 實作畫面：
   • 
4. 上月份應收帳款：
   • ​​在「管理部」產生2016年4月份應收帳款記事本。
   • 記事本內夾入EXCEL檔案。
   • 設定標籤「下一步行動」、「行程」、「重要」…
   • 實作畫面：
   • 
5. 潛在客戶來電詢問系統，待回電。
   • ​​作法同上。
   • 設定標籤「下一步行動」、「電話」、「設定行程」…等。

實作範例(軟體服務)-步驟七：檢視(Review)

前述步驟完成後，檢視就會很方便判斷執行的優先順序

1. 行程表：最優先的項目。
2. 再檢視「今日」標籤：昨天以前執行中未完成的項目，已經delay了。
3. 再依重要程度、當日時間狀況、個人精力來決定當日處理項目，將項目標籤設定成「今日」。
4. 檢視畫面：前面步驟自然在evernote就能形成結果，相當方便：

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實作範例(軟體服務)-步驟八：執行(Do)

執行後歸檔結案，形成一個工作處理循環