2016-04-20

Evernote與GTD工作與時間管理-實作篇

Evernote與GTD工作與時間管理-實作篇
GTD(Getting Things Done)是一套工作的時間管理方法,它可以幫助你有效的管理並處理所有工作上、生活上的事情,這裡不談它的理論,只談用Evernote(筆記本工具)來實踐GTD時間管理方法,直接實作的目的是希望可以讓讀者能舉一反三:
不了解GTD的話,可以先參考「GTD時間管理的目的與方法簡述一文

Evernote優點

Evernote具備以下優點,讓我們在實踐

Evernote具備以下優點:
  1. 雲端整合:可以從手機、電腦…等各種裝置記錄筆記,可以實踐GTD的第一個收集流程。
  2. 各式的記錄格式:有提供錄音、手寫、網頁擷取、螢幕擷圖、各式文件格式夾檔…等,可以滿足快速收集的目的。
  3. 三階層的記事方式:可區分記事、記事本(多筆記事)、堆疊(多本記事本)三層,可輕易達到分類的目的。
  4. 提醒功能:可實踐GTD的行程規劃,且市面上也有許多免費的APP(例如Sunrise Calendar)也支援GOOLE的行事曆與Evernote的提醒功能。
  5. 標籤功能:在實踐GTD的整理、組織分類,扮演極重要的角色,它將會實踐「組織分類」、「情境分類」、其它分類,後續實作會說明。
 

實作範例(軟體服務)-步驟一:建立實體記事本

實體記事本是為了收集、整理分類用

主要建立以下實體記事本或堆疊:
  1. 文件收集匣(Collect):每天早上、中午、下班前整理歸檔到「GTD整理區」堆疊。
  2. GTD整理區堆疊:裡面包含多個記事本,主要因應各部門獨立處理記事本,所以依部門劃分:
    • ​​行銷業務部
    • 軟體開發部
    • 公司管理部
    • 客服部
    • 客戶專案​​
  3. ​參考資料區:歸檔「非執行」事項,純粹參考用,例如技術文章。
​實作畫面:

實作範例(軟體服務)-步驟二:建立GTD分類標籤

標籤的分類方式會決定後續檢視處理的方便性

主要區分以下項目:
  1. 下一步行動(Next Action)。
  2. 將來/也許行動(Sometimes/Maybe)。
  3. 等待行動(Wait)。
  4. 待規劃行動(Pool,規劃好之後轉任務或專案來執行)
  5. 專案/任務(Project)。
  6. 今日執行(Today)
實作畫面:

實作範例(軟體服務)-步驟三:建立情境類標籤

當我們的行動超過25個的時候,為了瀏覽管理方便,可依情境分類

我們在分類時,一開始可以依建議的情境分類,後續熟悉管理之後,再自行調整:
  1. 工作:在工作(公司)場合執行的行動。
  2. 家裡:在家裡處理的行動。
  3. 跑腿:賣場、商店…等。
  4. 閱讀:書藉、報表…等。
  5. 任何地點:不限場合都適用。
實作畫面:

 

實作範例(軟體服務)-步驟四:建立其它類標籤

再依自己習慣的分類方式建立標籤:選擇性

小編提供自己在用的標籤類別:
  1. 柯維矩陣(重要、緊急)。
  2. 業務客戶管理流程。
  3. 客戶專案上線流程。

實作範例(軟體服務)-步驟五:模擬資料收集

模擬公司各單位發生的實際行動,實務上應拆個人工作屬性整理

小編模擬以下幾種狀況:
  1. 簽下A公司某某專案。
  2. 維護中客戶新需求,待確認規格與報價。
  3. 整理當月份維護合約到期客戶,處理新約。
  4. 上月份應收帳款。
  5. 潛在客戶來電詢問系統,待回電。
 

實作範例(軟體服務)-步驟六:整理與組織

整理的方式注意一次整理一個項目

主要區分以下項目:
  1. 簽下A公司某某專案:
    • ​​在「客戶專案「記事本新增記事(A公司某某專案)
    • 設定標籤「重要」、「專案」、「公司窗口」
    • 實作畫面:
  2. 維護中客戶新需求,待確認規格與報價:
    • ​​將客戶新需求記事移到「客服部」
    • 設定標籤「指定窗口」、「下一步行動」、「待規劃行動」、「重要」
    • 實作畫面:
  3. 整理當月份維護合約到期客戶,處理新約:
    • ​在「公司管理部」記事本產生「2016年5月份客戶維護新約整理」記事本。
    • 設定標籤「下一步行動」、「等待」
    • 實作畫面:
  4. 上月份應收帳款:
    • ​​在「管理部」產生2016年4月份應收帳款記事本。
    • 記事本內夾入EXCEL檔案。
    • 設定標籤「下一步行動」、「行程」、「重要」…
    • 實作畫面:
  5. 潛在客戶來電詢問系統,待回電
    • ​​作法同上。
    • 設定標籤「下一步行動」、「電話」、「設定行程」…等。

實作範例(軟體服務)-步驟七:檢視(Review)

前述步驟完成後,檢視就會很方便判斷執行的優先順序

檢視順序:
  1. 行程表:最優先的項目。
  2. 再檢視「今日」標籤:昨天以前執行中未完成的項目,已經delay了。
  3. 再依重要程度、當日時間狀況、個人精力來決定當日處理項目,將項目標籤設定成「今日」。
  4. 檢視畫面:前面步驟自然在evernote就能形成結果,相當方便:

實作範例(軟體服務)-步驟八:執行(Do)

執行後歸檔結案,形成一個工作處理循環

將當日執行完畢的項目,一一變更該行動項目標籤為「已處理完畢」
 
善用工具來實作GTD時間管理方法,可以有效達到工作的處理效率,利用EVERNOTE還有其它效果(例如實作工作協同作業、歷史專案或客戶需求搜集納納、專案案例分享…),可謂是一舉多得,後續有機會再與讀者分享。
 
James Lin.