2016-04-20

GTD時間管理的目的與方法簡述

GTD時間管理的目的與方法簡述
小編要分享目前使用Evernote筆記工具,來實踐GTD(Getting Things Done)時間管理(參考「Evernote與GTD工作與時間管理-實作篇」),它是一套工作的時間管理方法,如果你是第一次接觸,網路上只要搜尋GTD就可以找到很多文章,建議先了解一下它的目的與執行方法,小編特地用個人的觀點簡述如下:(下一篇即將實際分享Evernote實踐GTD時間管理)
 

GTD時間管理的目的

我遇到的問題是什麼,而GTD能幫助我做什麼

       
以前為了要記錄所有待辦,會利用電腦版的便利貼、公司mail信箱記錄,等完成之後,就清除便利貼,mail的話就歸檔,但是當待辦很多的時候(幾十項),一時實在看不出來哪個要先處理,得全部重覆瀏覽一遍,很耗時間。
        
平時看到一些創意作法、新產品或是自己的一些想法,想在未來有空可以試看看,等到又回想起來的時候,已經是很久以後的事
,其實臨時出現在腦海的東西,久了就容易忘了,也從來沒執行過,能不能夠在有空閒的時候,可以把它拿出來檢視一下,付諸執行。

GTD可以幫助我做什麼呢? 我想它可以幫我達到兩個目的:
  1. 隨時掌握工作的待辦,並且可以「輕鬆」分類檢視。
  2. 所以的想法都能一併納入自己的工作待辦之後,「有效管理」所有大小事。
 

GTD的執行步驟一:收集(Collect)

收集是為了整體管理所有的事項

收集內容:將所有的、任何的事項都集中到一個文件匣,稱它收集匣,收集的事項例如一個想法、一篇文章、備忘錄、行程、一張名片…等。
 

GTD的執行步驟二:整理(Process)

依資料內容做有效的歸類,才能輕鬆處理事項

  1. 處理頻率:要需要就整理,目的是清空收集匣的所有事項,小編的方式是至少早上、中午、下班前。
  2. 處理方式:一次處理一個項目,處理完就將事項標示分類。
  3. 分類方式:整理之後大概就是分成三類,垃圾資料、需付諸行動的事項(稱它Action),參考資料(歸檔保留)
要付諸行動的事項(Action),會有各式各項的內容,我們可以先把它做過濾,分成三類來看:
  • 2分鐘可以完成的:直接處理掉,不用再排入待辦來處理,因為排入的時間也差不多2分鐘。
  • 後續要執行的事項,我們稱它Next Action,這裡再細分要排入執行的、預計規劃中的、可能會做的事項。
  • 要委託他人處理的Action。
如果Next Action太多,那我們可以再依據事項的屬性做情境分類,例如工作、家裡、跑腿、電話、電腦、閱讀、任何地方,這個目的是為了讓我們方便在瀏覽清單的時候,可以一次看到清單內的所有項目。

GTD的執行步驟三:組織(Organize)

組織的目的是將整理好的所有待辦事項做一次彙總

原則上組織的方法區分四大類,主要就是將要執行的動作用清單表列管理
  1. 下一步動作清單。(預計要執行的項目總表),包含這些動作可能要用到的「參考資料」,也一併整理。
  2. 行程表。(有日期限制的Action,例如任務、專案、約會…等等)
  3. 等待清單。(上述有講過,委託他人處理的項目)
  4. 將來/也許清單。(一些想法、還未想到要付諸執行的事項)
  5. 項目清單:就是專案、任務…等等,不是一個動作可以完成的,要專門整理出來。
 

GTD的執行步驟四:檢視(Review)

執行前檢視所有的待辦事項,再決定事項處理的優先順序

處理的優先順序原則上依下面的順序來檢視:
  1. 先查詢有行程的Action。
  2. 非行程的Action再來判斷。
  3. 依判斷的處理時間、重要性決定。
  4. 依個人精力判斷目前能否執行。
  5. 最後看將來/也許清單。

GTD的執行步驟五:執行(Do)

依決定處理的優先順序處理事項,完成後結案

每處理完一件事項,就將該事項結案,達到整個作業流程循環,後續也能針對已結案的事項做歸檔作業。
GTD時間管理方法是一個理論,要如何實作它,就看你怎麼去規劃它,有彈性的變更細節流程,以達到提昇工作效率為前提。