GTD時間管理的目的與方法簡述

April 20,2016

小編要分享目前使用Evernote筆記工具，來實踐GTD(Getting Things Done)時間管理(參考「Evernote與GTD工作與時間管理-實作篇」)，它是一套工作的時間管理方法，如果你是第一次接觸，網路上只要搜尋GTD就可以找到很多文章，建議先了解一下它的目的與執行方法，小編特地用個人的觀點簡述如下：(下一篇即將實際分享Evernote實踐GTD時間管理)

GTD時間管理的目的

我遇到的問題是什麼，而GTD能幫助我做什麼

以前為了要記錄所有待辦，會利用電腦版的便利貼、公司mail信箱記錄，等完成之後，就清除便利貼，mail的話就歸檔，但是當待辦很多的時候(幾十項)，一時實在看不出來哪個要先處理，得全部重覆瀏覽一遍，很耗時間。

平時看到一些創意作法、新產品或是自己的一些想法，想在未來有空可以試看看，等到又回想起來的時候，已經是很久以後的事，其實臨時出現在腦海的東西，久了就容易忘了，也從來沒執行過，能不能夠在有空閒的時候，可以把它拿出來檢視一下，付諸執行。

GTD可以幫助我做什麼呢? 我想它可以幫我達到兩個目的：

隨時掌握工作的待辦，並且可以「輕鬆」分類檢視。
所以的想法都能一併納入自己的工作待辦之後，「有效管理」所有大小事。

GTD的執行步驟一：收集(Collect)

收集是為了整體管理所有的事項

收集內容：將所有的、任何的事項都集中到一個文件匣，稱它收集匣，收集的事項例如一個想法、一篇文章、備忘錄、行程、一張名片…等。

GTD的執行步驟二：整理(Process)

依資料內容做有效的歸類，才能輕鬆處理事項

處理頻率：要需要就整理，目的是清空收集匣的所有事項，小編的方式是至少早上、中午、下班前。
處理方式：一次處理一個項目，處理完就將事項標示分類。
分類方式：整理之後大概就是分成三類，垃圾資料、需付諸行動的事項(稱它Action)，參考資料(歸檔保留)

要付諸行動的事項(Action)，會有各式各項的內容，我們可以先把它做過濾，分成三類來看：

2分鐘可以完成的：直接處理掉，不用再排入待辦來處理，因為排入的時間也差不多2分鐘。
後續要執行的事項，我們稱它Next Action，這裡再細分要排入執行的、預計規劃中的、可能會做的事項。
要委託他人處理的Action。

如果Next Action太多，那我們可以再依據事項的屬性做情境分類，例如工作、家裡、跑腿、電話、電腦、閱讀、任何地方，這個目的是為了讓我們方便在瀏覽清單的時候，可以一次看到清單內的所有項目。

GTD的執行步驟三：組織(Organize)

組織的目的是將整理好的所有待辦事項做一次彙總

原則上組織的方法區分四大類，主要就是將要執行的動作用清單表列管理

下一步動作清單。(預計要執行的項目總表)，包含這些動作可能要用到的「參考資料」，也一併整理。
行程表。(有日期限制的Action，例如任務、專案、約會…等等)
等待清單。(上述有講過，委託他人處理的項目)
將來/也許清單。(一些想法、還未想到要付諸執行的事項)
項目清單：就是專案、任務…等等，不是一個動作可以完成的，要專門整理出來。

GTD的執行步驟四：檢視(Review)

執行前檢視所有的待辦事項，再決定事項處理的優先順序

處理的優先順序原則上依下面的順序來檢視：

先查詢有行程的Action。
非行程的Action再來判斷。
依判斷的處理時間、重要性決定。
依個人精力判斷目前能否執行。
最後看將來/也許清單。

GTD的執行步驟五：執行(Do)

依決定處理的優先順序處理事項，完成後結案

每處理完一件事項，就將該事項結案，達到整個作業流程循環，後續也能針對已結案的事項做歸檔作業。

GTD時間管理方法是一個理論，要如何實作它，就看你怎麼去規劃它，有彈性的變更細節流程，以達到提昇工作效率為前提。

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